# Tengo el PMS, el channel y el check-in cada uno por su lado y nadie me coge el teléfono

> Casi siempre, arregla el que tienes. El problema no suele ser el programa: es que nadie lo conecta con el resto, nadie lo exprime y nadie llama al proveedor cuando falla. Cambiar cuesta semanas y pierde datos. Antes de eso, mira qué estás pagando y cuánto de eso está sin configurar.

- URL: https://laresgestion.com/guias/elegir-y-migrar-pms/
- Pregunta que responde: ¿Cambio de programa o arreglo el que ya tengo?
- Publicado: 2026-09-12
- Revisado: 2026-09-12
- Autor: Lares Gestión y Consultoría S.L.
- Evidencia: En cliente, Documentación

El título es una frase literal de un cliente, y es la que mejor resume por qué existimos.

Fíjate en que no dice «mi programa es malo». Dice que las piezas están sueltas y que **nadie da la cara**. Son dos problemas distintos, y ninguno de los dos se arregla comprando otro programa.

## Primero: mira lo que ya pagas

Antes de plantear un cambio, hacemos una auditoría de lo que hay. Lo que aparece, casi siempre:

- **Herramientas solapadas.** En un hotel urbano encontramos siete de pago haciendo cosas que el programa principal ya hacía de serie.
- **Módulos pagados y sin configurar.**
- **Un intermediario que cobra por conectar** lo que el programa conecta gratis.

Ese trabajo suele devolver más dinero al mes que cualquier cambio de sistema, y no tiene riesgo.

## Cuándo sí merece la pena cambiar

Cuando el programa no cubre algo **estructural** de tu negocio. Los casos reales que hemos llevado:

- Un camping cuyo programa no entendía sus tipologías ni sus temporadas.
- Un hotel con un sistema obsoleto que no iba a cumplir con la facturación electrónica.
- Un hotel que sufrió un ciberataque y tuvo que montar otro en un día.

Ese tercero enseña algo incómodo: **la migración de urgencia sale cara**. Tres programas en año y medio, reservas futuras pasadas a mano, sin histórico, y un acompañante de implantación sin experiencia hotelera. Si puedes elegir el momento, elígelo.

## Qué se pierde de verdad

Aquí queremos ser más concretos que nadie, porque es lo que menos se cuenta.

**El histórico no viaja.** Lo que estaba en el programa viejo se queda en el programa viejo. Puedes exportarlo, y debes, pero no vivirá dentro del sistema nuevo. Consecuencia práctica: durante un año, cualquier comparación con el ejercicio anterior hay que hacerla fuera, y **comparar meses de sistemas distintos engaña**.

**Las tarjetas tampoco.** Este es el hallazgo más útil de toda la guía y está documentado por el propio fabricante. Cloudbeds explica que, por cumplimiento de la norma de tarjetas, los datos de tarjeta los tiene que introducir **tu propio personal** desde vuestro acceso; que la pantalla que lo permite **solo existe durante la ventana de implantación**; y que las tarjetas añadidas así **hay que cobrarlas a mano**, porque no crean calendario de pago automático.

Traducido a tu operativa: si migras en marzo con doscientas reservas de verano ya cobradas a medias, alguien de tu equipo va a pasar horas tecleando tarjetas, y esas reservas no se van a cobrar solas en julio. Eso se planifica, no se descubre.

**Los anticipos descuadran el primer mes.** Los cobros históricos se vuelcan en la migración y aparecen todos juntos. Si además tienes clientes fijos con contratos anuales, esos se cargan de golpe en otro mes. Durante dos o tres meses tus informes no significan lo que parecen.

**Y el sistema viejo sigue vivo.** En un camping, el programa anterior siguió mandando correos y avisos de auto check-in a los huéspedes días después del arranque. Apagarlo del todo es una tarea con nombre y fecha, no un «ya se apagará».

## Cuánto dura, según sus propios fabricantes

Mews es el que más concreto lo publica: unas **24 horas de configuración**, de **2 a 8 horas de formación** por ruta de aprendizaje según el puesto, y de **1 a 3 semanas hasta el arranque**, que pueden bajar a una semana.

Nuestra referencia, la que damos en presupuesto, son unas **cuatro semanas** para un cambio de programa y hasta doce para una apertura desde cero.

Y el orden que funciona, sacado de una migración de camping hecha dos meses antes de la temporada: reunión inicial, visita presencial de dos días, informe de auditoría y presupuesto a los cuatro días, cotización con el inventario real, cierre, llamadas de implantación, importación de las reservas vivas y arranque. **Sin parar de vender**, salvo la ventana de la importación.

## Las preguntas que hacemos antes de recomendar nada

Las mismas que puedes hacer tú:

1. **¿El paquete que me ofreces incluye acceso a la interfaz de programación?** En varios programas depende del plan, no del producto, y sin ella no hay cerraduras ni barreras conectadas.
2. **¿Qué se importa exactamente, y qué no?** Por escrito: reservas futuras, reservas pasadas, perfiles, tarjetas, facturas.
3. **¿Cuánto cuesta la importación?** En Cloudbeds hay una vía gratuita de autoservicio y un servicio de pago en el que lo hacen ellos. Son cosas distintas.
4. **¿Qué cubre de lo español de serie?** Partes de viajeros, autonómicas, facturación conforme, encuesta de ocupación. Y si algo va por un tercero, quién paga ese tercero.
5. **¿Qué pasa con mi contrato actual?** Penalización, dominio, alojamiento web, fecha de baja.

## Por qué somos agnósticos, y qué significa

Trabajamos con varios programas a la vez, en clientes distintos, a propósito. No cobramos comisión de ningún fabricante: cobramos al cliente por proyecto y por mantenimiento.

Eso tiene una consecuencia práctica que se nota en los diagnósticos: **a veces la recomendación es no cambiar nada**. Y otras es cambiar a un programa que no es el que mejor conocemos, porque encaja mejor con el inventario. Si tu consultora solo implanta una marca, esa conversación no la vas a tener nunca.

## En cada herramienta

| Herramienta | Relación | Qué hace | Artículo oficial | Límite conocido |
|---|---|---|---|---|
| Cloudbeds | cliente | Dos vías para traer tus reservas: una herramienta gratuita de importación rápida dentro del propio programa, y un servicio de pago en el que su equipo las traslada por ti. | [Cloudbeds Reservation Import Service - Everything you need to know](https://myfrontdesk.cloudbeds.com/hc/en-us/articles/360012564473) (consultado el 2026-09-12) | El dato que nadie cuenta: las tarjetas de las reservas NO las migra el fabricante. Por cumplimiento de la norma de tarjetas las tiene que teclear tu propio personal, la pantalla que lo permite solo existe durante la ventana de implantación, y esas tarjetas hay que cobrarlas a mano porque no generan calendario de pago automático. |
| Mews | cliente | Paquete de implantación pautado, con configuración, formación por rutas según el puesto y una fecha de arranque. | [What is the Classic onboarding package for Mews Operations](https://help.mews.com/s/article/What-is-the-Classic-onboarding-package-for-Mews-Operations?language=en_US) (consultado el 2026-09-12) | Corrección a lo que teníamos anotado nosotros: la cifra oficial de configuración es de unas 24 horas, no 48. Lo que sí confirma su página son las 2 a 8 horas de formación por ruta y de 1 a 3 semanas hasta el arranque, que pueden bajar a una semana. |
| Avirato | cliente | Programa español con un módulo de hospedería amplio, pensado para alojamientos pequeños y medianos. | [Hospedajes SES](https://ayuda.avirato.com/docs/manual-de-usuario/herramientas-avirato/hospederias-e-ine/hospedajes-ses/) (consultado el 2026-09-12) | Es de los que mejor cubre la parte española de serie. A cambio, su módulo de apertura de puertas exige tener el programa abierto para funcionar, lo que condiciona el montaje de accesos. |
| GuestPRO | documentacion | Programa español con método de implantación por fases y cobertura declarada de camping. | [Cómo GuestPro está revolucionando la gestión de camping](https://guestpro.com/es/blog/gestion-campings) (consultado el 2026-09-12) | Su centro de ayuda no se puede leer desde fuera, así que todo lo que se sabe sale de su blog, que es material comercial. No tenemos cliente con ella y no podemos contrastar nada. |
| Icnea | documentacion | Programa español orientado a gestores de apartamentos, con tarifa pública por tramos. | [Property Management System](https://www.icnea.es/property-management-system) (consultado el 2026-09-12) | Es el único de la lista con precio público, aunque el tramo de entrada es "hasta 10 propiedades": con tres viviendas pagas lo mismo que con diez. No tiene centro de ayuda público ni documentación técnica. |
| Cloudbeds University | cliente | Centro de formación con cursos a demanda incluidos en la suscripción, en inglés, español y portugués. | [Cloudbeds University - Everything you need to know](https://myfrontdesk.cloudbeds.com/hc/en-us/articles/31384425374619) (consultado el 2026-09-12) | Solo se entra desde dentro del producto y siendo cliente: no es una biblioteca abierta que puedas mirar antes de comprar. Y sobre lo incluido hay una capa de pago, con sesiones de una hora en profundidad o de tres horas de visión general. |
| Mews University | cliente | Rutas de aprendizaje por puesto, con matriculación automática según el rol que el administrador asigna en el programa. | [What are the Mews University Learning paths?](https://help.mews.com/s/article/What-are-the-Mews-University-Learning-paths?language=en_US) (consultado el 2026-09-12) | Las rutas del programa principal están en inglés, alemán, neerlandés, español y francés. Las del punto de venta, solo en inglés, alemán y francés. |

Esta tabla no compara funciones: compara lo que cada uno reconoce por escrito sobre su implantación y su formación. Direcciones abiertas el 12 de septiembre de 2026. Va señalada una corrección a lo que teníamos anotado nosotros mismos.

## Preguntas frecuentes

### ¿Cambio de programa o arreglo el que tengo?

Empieza por arreglarlo, casi siempre. En un hotel urbano encontramos siete herramientas de pago solapadas, con funciones que el programa principal ya hacía de serie. En otro, un módulo pagado y sin configurar. Cambiar cuesta semanas, pierde datos y desgasta al equipo. Merece la pena cuando el programa no cubre algo estructural de tu negocio, no cuando lo que falla es que nadie lo ha terminado de montar.

### ¿Cuánto dura una migración?

Depende del tamaño, pero hay referencias oficiales. Mews publica de una a tres semanas hasta el arranque, con unas 24 horas de configuración y de 2 a 8 horas de formación por puesto. Nuestra propia referencia, la que damos en presupuesto, es de unas cuatro semanas para un cambio de programa y hasta doce para una apertura. En un camping lo planificamos dos meses antes de la temporada: reunión en febrero, visita de dos días en marzo, informe a los cuatro días, cierre en mayo y arranque a mitad de mes, sin dejar de vender.

### ¿Qué se pierde?

Más de lo que te dicen. El histórico no viaja: en un hotel que cambió de urgencia, las reservas futuras se migraron a mano y del pasado no quedó nada dentro del sistema nuevo. Y hay un detalle que casi nadie advierte: las tarjetas guardadas no las migra el fabricante. Cloudbeds lo documenta con claridad: por cumplimiento de la norma de tarjetas las tiene que teclear tu propio personal, la pantalla solo existe durante la implantación, y esas tarjetas hay que cobrarlas a mano porque no generan calendario de pago automático.

### ¿Puedo migrar sin dejar de vender?

Sí, y es lo que hacemos. Lo que no se puede es migrar sin una ventana: si las reservas vivas se pasan a mano, hay unas horas en las que los canales tienen que estar cerrados, porque una reserva que entre en medio no está en ningún sitio. Esa ventana se planifica, se avisa y se hace de madrugada o en temporada baja.

### ¿Y el programa viejo, lo apago y ya está?

Ni de lejos. Dos cosas que nos han mordido. La primera: el sistema antiguo siguió mandando correos automáticos y avisos de auto check-in a los huéspedes días después del arranque, hasta que alguien lo apagó del todo. La segunda: la baja del contrato es parte del proyecto, con su penalización, su dominio y su alojamiento web. Negociarla antes de firmar el nuevo ahorra sustos.

### ¿Y la formación?

Los tres fabricantes grandes tienen la suya, y conviene saber qué incluye. La de Cloudbeds está en inglés, español y portugués, es para clientes y se entra desde dentro del producto; los cursos a demanda vienen en la suscripción y encima hay sesiones de pago. La de Mews va por rutas según el puesto, con matriculación automática, y sus rutas principales están en cinco idiomas. Nada de eso sustituye la formación en tu propia casa con tus propios datos, pero ayuda.

### Tengo varios alojamientos distintos. ¿Todos con el mismo programa?

No necesariamente, y no lo forzamos. En un grupo familiar que llevamos conviven tres programas distintos: uno en el hotel y el hostel, otro en los pisos y la finca, y otro en una casa rural. La pregunta no es cuál es mejor en abstracto, sino cuál encaja con cada inventario. Lo que sí exigimos es que el back-office esté centralizado y que los datos se puedan sacar de todos.

### ¿Me hace falta que el programa tenga interfaz de programación?

Si vas a conectar cerraduras, barreras o herramientas propias, sí. Y aquí hay una trampa comercial: en varios programas el acceso a esa interfaz depende del paquete que contrates, no del producto. Pregúntalo por escrito antes de firmar, porque descubrirlo después cuesta un cambio de plan.

## Fuentes

- [Cloudbeds Reservation Import Service - Everything you need to know](https://myfrontdesk.cloudbeds.com/hc/en-us/articles/360012564473) · documentacion · consultado el 2026-09-12
- [Reservation Import options in Cloudbeds PMS](https://myfrontdesk.cloudbeds.com/hc/en-us/articles/360004246153) · documentacion · consultado el 2026-09-12
- [Importing Existing Reservation Cards During Onboarding (Cloudbeds)](https://myfrontdesk.cloudbeds.com/hc/en-us/articles/52023121385115) · documentacion · consultado el 2026-09-12
- [What is the Classic onboarding package for Mews Operations](https://help.mews.com/s/article/What-is-the-Classic-onboarding-package-for-Mews-Operations?language=en_US) · documentacion · consultado el 2026-09-12
- [What are the Mews University Learning paths?](https://help.mews.com/s/article/What-are-the-Mews-University-Learning-paths?language=en_US) · documentacion · consultado el 2026-09-12
- [Cloudbeds University - Everything you need to know](https://myfrontdesk.cloudbeds.com/hc/en-us/articles/31384425374619) · documentacion · consultado el 2026-09-12
- [Property Management System (Icnea)](https://www.icnea.es/property-management-system) · documentacion · consultado el 2026-09-12

## Lo que no hemos podido verificar

- Solo uno de los programas que comparamos publica precio. Los demás van bajo presupuesto, así que en esta guía no hay tabla de precios: te daríamos cifras de contratos concretos, y eso no es una tarifa.
- El centro de ayuda de GuestPRO no es legible desde fuera. Todo lo que decimos de ella sale de su blog comercial.
- No hemos encontrado en ningún fabricante una frase que enumere exactamente qué histórico se pierde en una migración. Lo que damos abajo sale de sus artículos de importación y de lo que hemos vivido nosotros.

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