# Cómo se envía el parte de viajeros desde cada PMS y cada check-in

> Casi ningún sistema envía el parte solo de verdad. Hay que separar dos cosas que los folletos mezclan: generar el fichero y transmitirlo a la Administración. Cloudbeds y Avirato transmiten por servicio web; Mews genera el XML y lo subes tú; Chekin y Civitfun envían en un lote a hora fija y lo que llegue tarde lo mandas a mano.

- URL: https://laresgestion.com/guias/registro-de-viajeros/desde-el-pms/
- Pregunta que responde: ¿Cómo envío el parte a SES Hospedajes desde mi PMS, y cuál lo hace solo de verdad?
- Publicado: 2026-09-12
- Revisado: 2026-09-12
- Autor: Lares Gestión y Consultoría S.L.
- Evidencia: Documentación, En cliente

Casi todo el mundo llega aquí con la misma frase: «me dijeron que el programa lo enviaba solo». A veces es verdad y a veces no, y la diferencia no está en la marca sino en dos preguntas que los folletos mezclan a propósito.

## ¿Genera el fichero, o lo envía? Son dos cosas

La primera pregunta es si el sistema **genera** el fichero con los datos del viajero. Casi todos lo hacen: es lo fácil.

La segunda es si lo **transmite** a la Administración. Ahí se separan las aguas. Cloudbeds lo dice en su propia configuración, donde te hace elegir entre dos métodos de envío: «Carga Masiva», que te deja un XML en Utilidades para que lo subas tú, y «Servicio Web», que envía solo y para el que te pide código de arrendador, usuario y contraseña del Ministerio. Mews genera y no transmite, y lo escribe sin rodeos en su manual: «This is not a direct integration, so you need to manually upload the file to the Spanish Hospedajes platform».

Hay una regla que nos sirve para saberlo en cinco minutos, y la damos como lo que es, un razonamiento nuestro y no una frase de nadie: **si la configuración te pide usuario y contraseña, hay envío automático; si solo te pide el código de establecimiento, hay fichero que subir a mano**. Nos ha funcionado con Cloudbeds, Civitfun, Chekin y UpMarket.

## ¿A qué hora envía la tuya?

Ninguna de estas herramientas envía en el momento. Todas acumulan y mandan en un lote, y cada una a su hora:

| Herramienta | Cuándo sale el envío |
|---|---|
| Cloudbeds, Carga Masiva | El XML se genera a la 01:00 y lo subes tú |
| Cloudbeds, Servicio Web | Al completarse los campos obligatorios, vigilando altas, cambios y ediciones |
| Mews | Informe diario, que descargas y subes tú |
| Chekin | A las 20:00 del día de entrada |
| Civitfun | Sobre las 04:00 |
| UpMarket | En un lote la tarde de la llegada |
| Avirato | A partir de la hora de check-in, no antes |

Ninguna de esas horas es el plazo legal: son ventanas de lote del fabricante. El plazo lo fija la norma y lo tratamos en la [guía madre](/guias/registro-de-viajeros/). Pero de aquí sale la pregunta práctica que casi nadie hace antes de firmar: **si tu recepción cierra a las 22:00 y tu herramienta envía a las 20:00, ¿quién manda los partes de quien llega a las once?** La respuesta, en las cuatro herramientas que hemos configurado, es siempre la misma: una persona, a mano, al día siguiente.

## Lo que aprendimos: el panel de errores no es opcional

En los alojamientos que llevamos, lo que rompe el envío nunca es la plataforma. Son campos vacíos.

En unos apartamentos de 16 unidades con envío diario, el volumen es de uno a nueve partes al día y el trabajo real es revisar los rechazados. En un hotel de carretera de 30 habitaciones con envío automático desde el PMS a las 24:00, el mes que nadie miró el panel se acumularon los errores sin que saltara ninguna alarma.

La causa concreta suele ser aburrida: falta el municipio, falta el segundo apellido, falta el número de soporte del documento, o el país es España y no hay provincia. Cloudbeds los enseña en Menú de cuenta → Utilidades → Sincronización de integraciones. Civitfun bloquea la reserva entera hasta corregirlos, y su propia ayuda recomienda mirar el panel cada mañana. Mews, si falta un campo obligatorio, no te da un XML: te da un zip con un `errors.txt`.

Nuestra recomendación, y es la que dejamos escrita en los manuales de recepción que montamos: **el panel de errores se mira al abrir el turno de mañana, antes que el correo.** Dos minutos.

## Lo que ninguna de estas herramientas hace por ti

Tres cosas, y conviene saberlas antes de firmar nada.

**Darte de alta.** El alta del establecimiento la hace el titular, con certificado digital o Cl@ve, y para Mossos hay además un formulario en papel que se presenta en comisaría. Civitfun lo dice en su ayuda sin adornos. Las herramientas se conectan después, con las credenciales que tú ya tienes.

**Guardarte el parte firmado.** La comunicación telemática y el parte firmado son dos obligaciones distintas. Cloudbeds lo escribe en la versión inglesa de su artículo: su integración «does not upload PDFs, images, or scanned signatures», y la propiedad sigue siendo responsable de conservar esos registros firmados por si se los piden. Si tu proveedor te vendió el envío como si te quitara el papel, revísalo.

**Devolverte el dato al PMS.** Es el fallo que más caro nos ha salido en un cliente. Una herramienta de check-in puede cumplir con la Administración y dejarte el PMS vacío, y entonces facturas con datos en blanco y vuelves a picar. Pregúntalo por escrito y pide la lista de campos que vuelven.

## Y si tu herramienta no está en esta tabla

No pasa nada: lo que tienes que preguntarle a tu proveedor son estas cinco cosas, por escrito y por correo, no por teléfono.

1. ¿Generáis el fichero, lo transmitís, o las dos cosas?
2. ¿A qué hora sale el lote, y qué pasa con lo que entre después?
3. ¿Cubrís Mossos y Ertzaintza, y en esos casos es envío o descarga?
4. ¿Enviáis también modificaciones y anulaciones de reserva?
5. ¿Qué campos exactos devolvéis a mi PMS?

Si alguna respuesta llega con un «sí» a secas, insiste. Las cinco tienen matices en todas las herramientas que hemos mirado, incluidas las que usamos a diario.

## En cada herramienta

| Herramienta | Relación | Qué hace | Artículo oficial | Límite conocido |
|---|---|---|---|---|
| Cloudbeds | cliente | Genera y transmite. En su configuración eliges método de envío: "Carga Masiva" (te bajas el XML y lo subes tú) o "Servicio Web" (envía solo, vigilando altas, cambios de estado y ediciones del huésped). | [Cómo utilizar el Informe de Policía de España (SES.HOSPEDAJES)](https://myfrontdesk.cloudbeds.com/hc/es/articles/40009042536347) (consultado el 2026-09-12) | No sube PDF, imágenes ni firmas escaneadas: el parte firmado lo sigues guardando tú. Y manda "OTRO" como forma de pago en todas las reservas porque no puede deducir el tipo; la nota que prometía arreglarlo en el cuarto trimestre de 2025 sigue publicada sin actualizar. |
| Cloudbeds (Mossos y Ertzaintza) | cliente | Mossos: genera y envía solo cada noche, con el código de establecimiento. Ertzaintza: genera un XML a la 01:00 que subes tú al portal. | [Cómo conectar el Informe de la policía de Cataluña (Mossos d'Esquadra)](https://myfrontdesk.cloudbeds.com/hc/es/articles/40012289855643) (consultado el 2026-09-12) | Si estás en Cataluña hay que desconectar SES según su propio manual. Que eso te exima de la obligación estatal no lo dice ninguna fuente oficial, así que aquí no lo afirmamos. |
| Mews | cliente | Genera, no transmite. Saca el XML nocturno y lo subes tú a la sede. Su manual lo dice con todas las letras: "This is not a direct integration". | [Generate police accommodation report (Hospedajes) for Spain](https://help.mews.com/s/article/Generate-police-accommodation-report-Hospedajes-for-Spain?language=es) (consultado el 2026-09-12) | Son dos integraciones distintas, no una: la del parte de hospedaje y la de los perfiles de viajero. Si falta un campo obligatorio no saca un XML, saca un zip con un errors.txt que hay que leer y corregir antes de poder presentar nada. |
| Avirato | cliente | Genera y transmite. Con el envío por servicio web activado manda el alta de reserva y el registro de viajeros al hacer el check-in, y el parte pasa a tener número de lote. | [Hospedajes SES](https://ayuda.avirato.com/docs/manual-de-usuario/herramientas-avirato/hospederias-e-ine/hospedajes-ses/) (consultado el 2026-09-12) | Es el único de la lista que documenta el envío de modificaciones y anulaciones. En cambio su manual pide tener el programa abierto para que el envío automático salga, y ese artículo se modificó por última vez en diciembre de 2024: confírmalo con ellos antes de darlo por bueno hoy. |
| GuestPRO | documentacion | Recoge los datos ampliados en el PMS y en el check-in online, con códigos de provincia y municipio, escáneres y firma. | [Adaptación al nuevo registro de viajeros SES.HOSPEDAJES](https://guestpro.com/es/blog/adaptacion-ses-hospedajes) (consultado el 2026-09-12) | En ese artículo, de febrero de 2025, el envío automático figura como "próximos pasos", no como algo entregado. Su centro de ayuda no se puede leer desde fuera, así que hoy no podemos decir si ya lo hace. Pregúntaselo por escrito. |
| Icnea | documentacion | Su página dice, literalmente, que "crea y envía la declaración de huéspedes a los distintos portales de policía". | [Property Management System](https://www.icnea.es/property-management-system) (consultado el 2026-09-12) | No nombra SES Hospedajes en ninguna página suya. No tiene centro de ayuda público. Que cubra el Real Decreto 933/2021 no lo podemos sostener con lo que publica: es una pregunta para su comercial, no una conclusión nuestra. |
| UpMarket | cliente | Genera y transmite a SES por servicio web, en un lote la tarde de la llegada del viajero. | [SES.Hospedajes: how to enable Web Services](https://upmarket.cloud/blog/ses-hospedajes-how-to-enable-web-services/) (consultado el 2026-09-12) | El registro de viajeros no entra en su plan de entrada: aparece desde el plan intermedio. Y la única autoridad que su documentación enseña configurable es el Ministerio del Interior; de Ertzaintza no hay nada. |
| Chekin | cliente | Genera y transmite a SES. Distingue en su ayuda el registro de viajeros del registro de reservas, que es la confusión más repetida. | [SES Hospedajes: preguntas frecuentes](https://support.chekin.com/es/knowledge/ses-hospedajes-preguntas-frecuentes-centro-de-ayuda-de-chekin) (consultado el 2026-09-12) | Envía a las 20:00 del día de entrada: quien se registre después lo mandas tú a mano. Un artículo suyo dice 20:00 y otro 23:00. Las reservas de Airbnb dan error recurrente porque Airbnb no facilita el correo del viajero. Y hay un botón de envío manual que su propia ayuda te pide que no toques porque no funciona bien. |
| Civitfun | evaluada | Genera y transmite a SES. Para Mossos y Ertzaintza descargas el fichero (.txt y .xml) y lo subes tú. | [Gestión de datos y envío a Mossos o Ertzaintza desde el panel de Registro de viajeros](https://academy.civitfun.com/hc/es/articles/28644295842077--Gesti%C3%B3n-de-datos-y-env%C3%ADo-a-Mossos-o-Ertzaintza-desde-el-panel-de-Registro-de-viajeros) (consultado el 2026-09-12) | Envía sobre las 04:00 y el panel bloquea la reserva entera si un solo viajero tiene un campo mal, así que hay que mirarlo cada mañana. Dos artículos suyos se contradicen: uno dice que el envío manual no existe y otro explica cómo se hace. |
| PMS Kit Pro | cliente | Check-in online con lectura del documento y envío a SES, Mossos y Ertzaintza, para gestores de apartamentos. | [Check-in online con SES Hospedajes](https://pmskitpro.com/check-in-online-ses-hospedajes/) (consultado el 2026-09-12) | El check-in con SES no entra en su plan gratuito: está en la suite de pago. Y es el proveedor con menos documentación pública de toda la lista: ni centro de ayuda, ni condiciones, ni historial de versiones. |
| Canary Technologies | documentacion | Check-in online, mensajería y venta adicional para hoteles. Captura el documento de identidad en el check-in. | Sin artículo oficial verificado | No documenta el registro de viajeros español en ninguna parte. Lo comprobamos el 12 de septiembre de 2026: los 16 artículos de su centro de ayuda público no mencionan España, su buscador interno devuelve cero resultados para "spain", "ses hospedajes" y "police", y ninguna de las 505 direcciones de su mapa del sitio contiene "spain". Puede tener documentación privada para clientes; nosotros no la hemos visto. |

Dos preguntas por herramienta, no una: ¿genera el fichero sola? ¿lo transmite sola? Un producto puede hacer lo primero y no lo segundo, y es justo donde se pierde la gente. Todas las direcciones se abrieron el 12 de septiembre de 2026. Aviso para quien compruebe los enlaces con una herramienta automática: los centros de ayuda de Cloudbeds, GuestPRO, Civitfun y PMS Kit Pro devuelven 403 a los lectores automáticos, así que un comprobador de enlaces los verá rotos aunque en el navegador abran bien.

## Preguntas frecuentes

### ¿Hay algún PMS que lo haga solo del todo, sin tocar nada?

De los que hemos mirado, los que transmiten solos a SES son Cloudbeds (en modo Servicio Web), Avirato, UpMarket, Chekin, Civitfun y PMS Kit Pro. Pero "solo" tiene truco: todos envían por lotes a una hora, y todos se paran si falta un campo. En la práctica alguien de tu equipo mira el panel de errores cada mañana. En los alojamientos que llevamos, esa revisión es de dos minutos y no la quita ninguna herramienta.

### Lo tengo en Mews y me dijeron que era automático. ¿Me han engañado?

No exactamente. Mews genera el fichero solo, todas las noches, y eso ya te quita el trabajo de picar los datos. Lo que no hace es subirlo: eso es un paso manual diario, y su propio manual lo dice con la frase "This is not a direct integration". Si te lo vendieron como envío automático de principio a fin, te lo contaron mal.

### ¿Y si el viajero llega a las once de la noche?

Depende de a qué hora envíe tu herramienta. Con Chekin el lote sale a las 20:00 del día de entrada, así que un registro posterior lo mandas tú a mano. Con Civitfun sale sobre las 04:00, así que entra en el envío de la madrugada. Con Cloudbeds en modo Servicio Web se envía al completarse los datos, no a una hora fija. Es la pregunta que más veces hemos tenido que responder en una implantación, y casi nadie la hace antes de firmar.

### Mi herramienta de check-in envía a SES, pero luego las facturas me salen con datos en blanco. ¿Por qué?

Porque enviar a la Administración y devolver el dato a tu PMS son dos cosas distintas, y muchas herramientas hacen la primera y no la segunda. Nos pasó en un hotel urbano de 33 habitaciones: el pre-check-in subió del 1 al 80 por ciento de las llegadas, pero los datos se quedaban en la herramienta y había que volver a picarlos para facturar. Antes de contratar, pregunta exactamente qué campos vuelven al PMS. Chekin, por ejemplo, documenta que con Hostaway no devuelve datos de huéspedes, solo enlaces y estados.

### ¿Puedo tener el PMS por un lado y el check-in por otro?

Puedes, y es lo más común. El precio que pagas es que el dato vive en dos sitios y hay que decidir cuál manda. Nuestra regla en los alojamientos que llevamos es sencilla: el que envía a la Administración es el que tiene el dato bueno, y el otro se alimenta de ese. Si ninguno de los dos puede ser la fuente, sobra uno.

### ¿Y si soy un particular con un apartamento? ¿También?

La obligación no depende de tu tamaño sino de que prestes el servicio de hospedaje como actividad. El propio Real Decreto deja fuera a quien cede su vivienda sin ánimo de lucro y fuera de actividad económica. Si alquilas de forma habitual y cobras, estás dentro, tengas una unidad o cien. Esto es normativa, no consejo jurídico: para tu caso concreto, pregunta a tu asesor.

### ¿Cuánto cuesta cada una de estas herramientas?

Publican precio Icnea (tarifa plana por tramos, y el tramo de entrada es "hasta 10 propiedades", no un precio por vivienda), UpMarket (por propiedad y mes, con un mínimo mensual que hace que por debajo de una docena de propiedades pagues el mínimo), Chekin y PMS Kit Pro. Cloudbeds, Mews, Avirato, GuestPRO, Civitfun y Canary van bajo presupuesto. No damos cifras de las que no son públicas, y las que sí lo son cambian: míralas en su web el día que decidas.

## Fuentes

- [Real Decreto 933/2021, texto consolidado](https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2021-17461) · norma · consultado el 2026-09-12
- [Cómo conectar el informe policial de España (SES.HOSPEDAJES)](https://myfrontdesk.cloudbeds.com/hc/es/articles/30627728183835) · documentacion · consultado el 2026-09-12
- [Cómo utilizar el Informe de Policía de España (SES.HOSPEDAJES)](https://myfrontdesk.cloudbeds.com/hc/es/articles/40009042536347) · documentacion · consultado el 2026-09-12
- [Generate police accommodation report (Hospedajes) for Spain](https://help.mews.com/s/article/Generate-police-accommodation-report-Hospedajes-for-Spain?language=es) · documentacion · consultado el 2026-09-12
- [Hospedajes SES](https://ayuda.avirato.com/docs/manual-de-usuario/herramientas-avirato/hospederias-e-ine/hospedajes-ses/) · documentacion · consultado el 2026-09-12
- [Hospedería](https://ayuda.avirato.com/docs/manual-de-usuario/herramientas-avirato/hospederias-e-ine/hospederia/) · documentacion · consultado el 2026-09-12
- [Adaptación al nuevo registro de viajeros SES.HOSPEDAJES](https://guestpro.com/es/blog/adaptacion-ses-hospedajes) · documentacion · consultado el 2026-09-12
- [SES.Hospedajes: how to enable Web Services](https://upmarket.cloud/blog/ses-hospedajes-how-to-enable-web-services/) · documentacion · consultado el 2026-09-12
- [SES Hospedajes: preguntas frecuentes](https://support.chekin.com/es/knowledge/ses-hospedajes-preguntas-frecuentes-centro-de-ayuda-de-chekin) · documentacion · consultado el 2026-09-12
- [Conexión con la autoridad policial para el Registro de Viajeros](https://academy.civitfun.com/hc/es/articles/27282664499741--Conexi%C3%B3n-con-la-autoridad-policial-para-el-Registro-de-Viajeros) · documentacion · consultado el 2026-09-12

## Lo que no hemos podido verificar

- El centro de ayuda de GuestPRO (soporte.guestpro.com) devuelve 403 a cualquier lector externo. Todo lo que decimos de GuestPRO sale de su blog público, que es material comercial, y su último artículo sobre el asunto es de febrero de 2025.
- No hemos podido abrir la especificación técnica del servicio web de SES Hospedajes: está detrás de un acceso con certificado. Por eso no citamos nombres de ficheros ni de esquemas.
- Ninguna fuente oficial dice si comunicar a Mossos o a la Ertzaintza te exime de comunicar a SES. Varios proveedores lo dan por hecho; nosotros no lo afirmamos.

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Lares Gestión y Consultoría S.L. · Albacete · No somos un programa: somos el equipo que hace
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