Cerraduras con código: lo que hay que preguntar antes de firmar

El error más caro de esta parte se comete antes de instalar nada: elegir por catálogo.

«Mi PMS integra con esa marca» suena a que el problema está resuelto. No lo está, y esta página va de por qué.

Hay dos familias, y el catálogo no lo grita

Cloudbeds lo explica bien en su artículo, aunque haya que leerlo con calma. Su directorio de aplicaciones de acceso tiene hoy treinta y nueve entradas y las divide en dos categorías:

Acceso inteligente. El sistema recibe o crea un código, y la aplicación del fabricante le devuelve eventos de ocupación. La consecuencia práctica, en palabras del propio artículo: el estado de la reserva pasa de confirmada a alojado cuando el código se usa por primera vez, y a salida completada cuando el código vence. Nadie toca nada.

Con codificador. El sistema recibe o crea un código, pero el fabricante no devuelve el estado. El personal, o un flujo de autoservicio, tiene que cambiar la reserva a alojado a mano.

Para recibir de madrugada sin nadie en el mostrador, solo sirve la primera familia. Y las dos están en la misma lista, bajo el mismo título.

Hay más: una familia entera de integraciones de ese catálogo, ocho entradas del mismo grupo, comparte la misma letra pequeña: solo funciona en Windows, exige una aplicación instalada, y se opera pulsando una tecla después de hacer el check-in. Es decir, exige a una persona en recepción. En un catálogo titulado «acceso y cerraduras», eso hay que ir a buscarlo.

Esa misma familia declara además tres limitaciones que conviene conocer: una vez emitida la tarjeta no se puede cambiar la hora de salida sin emitir otra, en reservas divididas solo se emite la llave de la primera habitación, y si se pierde una llave hay que reemitir todas las de la reserva.

Cómo llega el código a la cerradura

El mecanismo dominante, y merece la pena saberlo porque explica muchas averías: el fabricante deposita el código en un campo personalizado de la reserva. Luego, el sistema de mensajería lo mete en el mensaje que recibe el huésped.

Eso significa que hay al menos tres saltos entre la reserva y la puerta: el fabricante escribe el campo, el sistema lee el campo, y el mensaje sale. Cualquiera de los tres se puede romper por separado, y cuando se rompe el primero no hay ninguna alarma: el campo simplemente se queda vacío y el mensaje sale sin código, o no sale.

Es lo que nos pasó en un hotel de treinta habitaciones: de un día para otro, los códigos dejaron de generarse y de cargarse en la reserva, y había que buscarlos en la aplicación del fabricante. La causa probable, menos de una pasarela por cerradura. Y lo relevante para ti: nadie se enteró por una alerta. Se enteraron porque los huéspedes empezaron a llamar.

Las tres trampas de caducidad

Esto es lo que más nos sorprendió al revisar la documentación oficial de los fabricantes, y no lo hemos visto contado en ningún sitio:

El código de un solo uso de TTLock solo funciona dentro de las seis horas siguientes. Si lo generas por la mañana para una llegada nocturna, ya no vale.

Los códigos permanentes, temporizados y recurrentes de TTLock se invalidan si no se usan al menos una vez después de su hora de inicio. Un huésped que llega el día siguiente al previsto se encuentra un código muerto.

El código de Igloohome tiene que activarse en veinticuatro horas.

Las tres muerden exactamente en el caso de esta guía: la llegada tardía o retrasada. Si tu montaje usa alguno de estos sistemas, la pregunta para tu instalador es concreta: «¿qué pasa si el huésped llega un día tarde?».

Las cifras que nadie publica

Al revisar la documentación oficial de seis fabricantes nos encontramos un patrón incómodo, y lo contamos porque te ahorra tiempo:

Cuántas cerraduras admite una pasarela: no lo publica ninguno. En la ficha de producto de Nuki la pregunta está escrita literalmente, y la respuesta no es accesible. TTLock solo dice que su pasarela busca cerraduras cercanas. Lo de «sin límite» que verás por ahí sale de revendedores, no de los fabricantes.

La autonomía de las pilas: casi nadie. Salto KS no publica ninguna cifra en su soporte, solo los niveles de aviso de batería baja.

Los precios: depende. Y con una asimetría curiosa: quien publica las cifras técnicas esconde el precio, y quien publica el precio es más parco con las cifras técnicas. Salto KS y Padword venden por canal y no publican tarifas; Nuki e Igloohome publican precio de producto pero no aclaran si lleva impuestos.

Las distancias sí se publican, y siempre con matiz. Salto habla de «un máximo de siete a diez metros según la situación local». Nuki añade «sin paredes ni puertas de por medio». Ninguna de las dos es una promesa en un pasillo de hotel con puertas cortafuegos.

Nuestra regla, que es experiencia y no especificación

Una pasarela por cerradura, y a menos de cinco metros.

No es una especificación de nadie: es lo que aprendimos en un hotel de treinta habitaciones con veinte pasarelas, donde los fallos de sincronización eran constantes. Si tu instalador propone menos, que lo justifique por escrito, porque cuando falle nadie se va a acordar de quién decidió el número.

Y la pasarela va en la red de accesos, no en la de clientes. Eso lo tratamos en la guía madre.

Las cinco preguntas, por escrito

Antes de firmar, por correo y no por teléfono:

1. ¿El estado de mi reserva cambia solo cuando el huésped usa el código? Si no, no sirve para llegadas desatendidas.
2. ¿Dónde deja el código vuestro sistema, y qué pasa si ese campo se queda vacío? Pregunta explícitamente si hay alguna alerta.
3. ¿Caduca el código si el huésped no llega el día previsto? Y si caduca, ¿en cuánto tiempo?
4. ¿Cuántas cerraduras por pasarela recomendáis, y a qué distancia máxima? Por escrito, con su nombre debajo.
5. ¿Cuánto cuesta la cuota anual de la aplicación de gestión? Es el coste que nunca sale en el presupuesto inicial y que se paga todos los años.

Si la respuesta a la primera es evasiva, las otras cuatro sobran.