Hago el parte de viajeros a mano cada noche y SES Hospedajes me da error

Si has llegado aquí escribiendo en el buscador algo parecido al título, lo más probable es que no tengas un problema de normativa. Tengas el alojamiento que tengas, la normativa cabe en una página. Lo que tienes es un problema de cadena: alguien recoge el dato, alguien lo guarda y alguien lo envía, y en algún punto la cadena se corta.

Esta guía va de las dos cosas. Primero la norma, con el artículo al lado. Después, dónde se corta la cadena en la práctica y qué hace cada herramienta.

¿Qué es la reserva de hospedaje y qué es el parte de viajeros?

Son dos comunicaciones distintas, y esta es la confusión número uno del sector.

El artículo 6.3 del Real Decreto 933/2021 dice que la comunicación se hace «de manera inmediata, y en todo caso en un plazo no superior a 24 horas», a partir de dos momentos: al realizar la reserva o la formalización del contrato o, en su caso, su anulación, y al inicio de los servicios contratados. Dos momentos, dos comunicaciones, 24 horas cada una.

La plataforma del Ministerio lo refleja tal cual. En su guía visual oficial, la pantalla de alta tiene un desplegable rotulado «Tipo de comunicación» con exactamente dos opciones: «Parte de viajeros» y «Reserva de hospedaje». Y el mismo filtro aparece cuando vas a consultar o a anular una comunicación enviada.

Lo que sí conviene saber, y casi nadie dice: la norma no define un juego de datos reducido para la reserva. El artículo 6.3 remite a los mismos incisos del anexo I para los dos momentos, y las preguntas frecuentes oficiales del Ministerio, actualizadas a abril de 2025, contestan a «¿qué datos deben de comunicarse?» con un escueto «los datos relativos a las reservas y al inicio de la actividad que se recogen en los Anexos I y II». En la práctica los dos mensajes difieren, pero eso lo fija la especificación técnica de la plataforma, que está detrás del acceso con certificado y que no hemos podido leer.

Hay un tercer trámite que no es ninguno de los dos y que se olvida: el alta registral. El artículo 6.1 obliga a comunicar los datos de la empresa y del establecimiento antes de empezar la actividad, y el 6.2 da para ello diez días desde que completas los trámites administrativos, siempre antes de abrir. Si cambias un dato, hay que volver a comunicarlo.

Esto lo desarrollamos entero en la guía hija Reserva de hospedaje o parte de viajeros.

¿Qué datos hay que enviar, y cuáles no se pueden guardar?

El anexo I del Real Decreto separa el ejercicio profesional (apartado A) del no profesional (apartado B), y dentro de cada uno hay cuatro bloques: datos de la empresa, datos del establecimiento, datos de los viajeros y datos de la transacción.

El bloque de viajeros son quince campos en el apartado A: nombre, primer y segundo apellido, sexo, número de documento, número de soporte del documento, tipo de documento, nacionalidad, fecha de nacimiento, lugar de residencia habitual con dirección completa, localidad y país, teléfono fijo, teléfono móvil, correo electrónico, número de viajeros y relación de parentesco. El número de soporte, que es el que trae de cabeza a media recepción de España, solo aparece en el apartado A: en el B, el del no profesional, no está.

Y ojo con las edades, que ahí hay tres distintas y casi todo el mundo las mezcla: se registra a todos, firman los mayores de catorce y el parentesco se pide hasta los dieciocho. Lo desarrollamos en Menores, acompañantes y firma.

El bloque de la transacción incluye los datos del contrato, las fechas y horas de entrada y salida, los datos del inmueble y los datos del pago, y ahí el anexo es explícito: tipo de pago e identificación del medio, «tipo de tarjeta y número, IBAN cuenta». Aquí hay una tensión real entre lo que dice el anexo y lo que hacen las herramientas: Cloudbeds, por ejemplo, manda «OTRO» como tipo de pago en todas las reservas porque no puede deducirlo. No tenemos la especificación técnica para saber cuánto de ese bloque es obligatorio de verdad, y no lo vamos a inventar.

Sobre lo que no se guarda: el 17 de junio de 2025 la Agencia Española de Protección de Datos publicó que no está permitido pedir copia del DNI o del pasaporte, porque lo que hay que recoger son los datos del documento, no el documento. Es el criterio que aplicamos, y tiene consecuencias prácticas concretas: en los alojamientos que llevamos, los bots de WhatsApp y los agentes de voz tienen prohibido pedir o aceptar una foto del DNI, sin excepciones. Lo tratamos entero en Lo que dice la AEPD sobre la copia del DNI.

Y conservación: el artículo 5.3 obliga a guardar los datos del registro informático tres años, contados desde la finalización del servicio, no desde el check-in. Quien ejerce de forma no profesional está exento de registrar y conservar, por el artículo 5.4, y solo tiene las obligaciones de comunicación.

¿Cómo se envía desde mi PMS?

Aquí está el 90 por ciento del trabajo real, y la respuesta corta es que depende de dos cosas que los folletos mezclan: si tu sistema genera el fichero y si además lo transmite.

Mews, por ejemplo, genera y no transmite: su manual dice «This is not a direct integration, so you need to manually upload the file». Cloudbeds te deja elegir entre las dos modalidades en su propia configuración. Chekin y Civitfun transmiten, pero por lotes a hora fija, y lo que entre después lo mandas tú.

La tabla completa, con la hora a la que sale el lote de cada herramienta y lo que te deja a mano, está en Cómo se envía desde cada PMS y cada check-in.

Lo que aprendimos en alojamientos reales

En los que llevamos, lo que rompe el envío casi nunca es la plataforma. Son campos vacíos, y siempre los mismos: el municipio, el segundo apellido, el número de soporte del documento, o el país es España y no hay provincia.

• Unos apartamentos de 16 unidades, con registro online y firma y envío diario: entre uno y nueve partes al día. La regla que montamos fue dura y funcionó: sin registro completo no hay código de acceso. El código no viaja nunca en el correo de confirmación, solo después, cuando el registro está.
• Un hotel de carretera de 30 habitaciones, con envío automático desde el PMS a las 24:00 y escáner de documentos en recepción: el mes en que nadie miró el panel de errores, los rechazos se acumularon sin que saltara ninguna alarma.
• Un hotel urbano de 33 habitaciones: al cambiar de PMS y de herramienta de check-in, el pre-check-in pasó del 1 por ciento de las llegadas al 80 por ciento. Buenísimo. Pero la herramienta no devolvía los datos al PMS, así que las facturas salían con los datos en blanco y había que volver a teclearlos. Cumplir con Interior y tener el dato en tu programa son dos cosas distintas.
• Un camping sin recepción presencial: el check-in online es obligatorio y, si no se completa, ni se envía el código de la cerradura ni se habilita la matrícula en la barrera. Se pide al reservar y otra vez tres días antes, junto al cobro.

Y un aviso sobre el escáner de recepción, que tiene su propia guía hija: lo hemos instalado en dos propiedades y lee la banda del documento con una precisión altísima, pero hay documentos que dan guerra y hay campos que el documento sencillamente no lleva. El escáner no te ahorra la ficha: te ahorra teclear.

¿Qué cambia en Cataluña y en Euskadi?

Cambia el destinatario, y en Cataluña además cambia la respuesta a la pregunta de si hay que duplicar. Vamos por partes, porque es el punto donde más se miente en internet.

Cataluña. Se comunica a los Mossos d’Esquadra. La Orden IRP/418/2010 fija 24 horas desde el inicio del alojamiento y obliga a la vía telemática por la web de los Mossos; el trámite de la Generalitat lo repite. Esa orden no menciona la reserva en ningún punto, pero eso no significa que en Cataluña no haya que comunicarla: la obligación viene del artículo 6.3.a) del Real Decreto estatal, y las propias preguntas frecuentes de los Mossos dicen que hay que informar también en el momento de hacer la reserva, con 24 horas de plazo.

Sobre si hay que duplicar en SES: la Dirección General de la Policía de la Generalitat afirmó, en una comunicación de agosto de 2024, que quien registra en la plataforma de la Generalitat ha cumplido sus obligaciones legales sin necesidad de repetir el registro en ninguna otra plataforma, y que la Generalitat transfiere los datos al sistema estatal. Esa afirmación la sostiene solo la Generalitat. No hemos encontrado ningún documento del Ministerio del Interior que la confirme ni que la contradiga, y quien sanciona por el Real Decreto es el Estado. Te lo damos como lo que es: la posición oficial catalana, sin respaldo estatal localizable.

Euskadi. Se comunica a la Ertzaintza, por su registro hostelero. El plazo no está en la web de la Ertzaintza, sino en el BOPV: el artículo 3.2 de la Orden de 25 de noviembre de 2022 copia casi palabra por palabra al Real Decreto estatal, con las mismas 24 horas y los mismos dos momentos, reserva o anulación e inicio del servicio. Exige alta previa en la sede electrónica del Gobierno Vasco, conservación de tres años y un anexo de datos prácticamente idéntico al anexo I estatal.

Sobre el reenvío a SES: ninguna fuente oficial dice que la Ertzaintza reenvíe los datos. Lo afirma el material comercial de algún proveedor; lo hemos buscado en la orden vasca completa, en la ficha del trámite, en la página del registro hostelero, en la sede del Ministerio y en sus preguntas frecuentes, y no aparece.

Nosotros no tenemos ningún cliente en Cataluña ni en el País Vasco, así que todo lo de este apartado es norma y documentación, no experiencia propia. Lo decimos porque importa: Mossos y Ertzaintza es la única guía hija de esta sección sin nada nuestro dentro.

¿Y la encuesta del INE? ¿No es lo mismo?

No, y conviene no mezclarlas: el registro de viajeros es seguridad ciudadana y va al Ministerio del Interior; la encuesta de ocupación es estadística y va al INE.

Tampoco existe «la encuesta del INE» en singular. Son cinco, todas mensuales y de respuesta obligatoria: hotelera, apartamentos turísticos, campings, turismo rural y albergues. Y no todas se rellenan igual: hoteles y apartamentos van por el sistema ARCE y admiten carga de fichero XML; turismo rural va por IRIA y también admite XML; campings y albergues, según la metodología de 2025 y sus cuestionarios, se rellenan en pantalla por IRIA.

Por eso, cualquier frase del tipo «el PMS envía la encuesta del INE» es demasiado gruesa para ser cierta. Ningún PMS de los que hemos mirado la envía: generan un fichero que alguien sube. Lo hemos hecho para unos apartamentos, construyendo la encuesta desde cero y enviándola por IRIA, y el trabajo de verdad estuvo en juntar datos de tres sitios distintos porque el check-in era de otra herramienta. Está contado en La encuesta del INE desde el PMS.

Por tipo de alojamiento

Camping {#camping}

El parte no cambia, pero la operativa sí. En parcelas el titular llega con acompañantes que a veces no están en la reserva, hay vehículos que entran y salen, y el registro no es solo una obligación: es lo que abre la barrera. Nuestra regla en los campings sin recepción presencial es que el código y la matrícula se habilitan después del registro y del pago, nunca antes. Y los de paso, los que entran a comer o a la piscina sin pernoctar, no son viajeros a efectos del parte, pero sí son el problema número uno del control de accesos.

Apartamentos turísticos {#apartamentos}

Sin recepción, el registro es un formulario que el huésped rellena solo, y el riesgo es el contrario que en un hotel: que llegue a la puerta sin haberlo hecho. De ahí la regla de «sin registro no hay código». En unos apartamentos de 16 unidades eso convirtió el registro en algo que se completa solo, porque el huésped tiene un motivo para completarlo.

Hotel y hostal {#hotel-hostal}

Aquí conviven el alta presencial y la online, y lo que falla es la costura entre las dos. Si el check-in online no devuelve el dato al PMS, recepción acaba tecleando dos veces y la factura sale coja. Antes de contratar nada, pide por escrito la lista de campos que vuelven al PMS.

Lo que no te va a quitar ninguna herramienta

Tres cosas, y es honesto decirlas al final de una guía que va de automatizar.

El alta la haces tú. El registro del establecimiento en SES exige certificado digital o Cl@ve, y en Cataluña además un formulario en papel presentado en comisaría. Ninguna herramienta lo hace por ti: se conectan después, con las credenciales que tú ya tienes.

El parte firmado lo guardas tú. La comunicación telemática y el parte firmado son obligaciones distintas. Cloudbeds lo escribe en su propia ayuda: su integración no sube documentos ni firmas escaneadas, y la propiedad sigue siendo responsable de conservarlos.

Alguien mira el panel cada mañana. Dos minutos, al abrir el turno. Es la única parte de todo esto que no hemos conseguido automatizar en ningún cliente, y sospechamos que no se puede.