El escáner de documentos de recepción: qué mirar cuando no lee

Esta página no va de elegir escáner. Va de qué hace recepción a las once de la noche cuando el aparato no responde, que es cuando el problema aparece de verdad.

Lo que sigue es la ficha que usamos en las dos propiedades donde lo tenemos instalado, resumida. Está escrita para que la lea alguien que empezó hace tres días.

Lo primero: el color del icono

El programa arranca solo con Windows y vive en la bandeja, abajo a la derecha al lado del reloj. El color ya te dice casi todo:

Y si no hay icono, el programa no está abierto: se busca «lector de documentos» en el buscador de Windows.

El amarillo es el que más llamadas genera y el que menos problema es. En los DNI la banda que se lee va casi siempre detrás, así que el programa pide la segunda cara casi siempre. No está fallando: está esperando.

El fallo que no se ve: el orden de arranque

Este es el bueno, y es el que justifica media ficha.

Si el icono está blanco y aun así «el escáner no manda nada al programa», la primera pregunta no es del escáner: es en qué orden se abrieron las cosas. El escáner tiene que estar arrancado antes de abrir el PMS, para que la conexión entre las dos aplicaciones se establezca bien. Si se abrió el PMS primero, no hay conexión.

La solución es cerrar el PMS, comprobar que el icono está blanco, y volver a abrirlo. Treinta segundos.

Y una costumbre que ahorra incidencias: reiniciar el ordenador de recepción todos los días. El fabricante lo recomienda y nosotros lo hemos convertido en parte del cierre de turno.

Si el icono está rojo: es el USB

Por orden, y sin saltarse pasos:

1. Que el escáner esté enchufado directamente a un puerto USB 3.0 del ordenador.
2. Nada de hubs, regletas USB ni alargadores. Es la causa número uno.
3. Desenchufar el cable y volver a enchufarlo.
4. Esperar. El programa reintenta la conexión solo, en unos treinta segundos, y el icono se pone blanco.

Si en esa casa se repite cada dos por tres, no es el cable: es Windows apagando el lector para ahorrar energía. Son dos ajustes, y ya no es tarea de recepción sino de quien pueda tocar el equipo: quitar el permiso de apagado del dispositivo en el administrador de dispositivos, y desactivar la suspensión selectiva de USB en las opciones de energía.

Cómo se escanea bien

La precisión de la lectura ronda el 99 por ciento, pero depende del estado del documento y de cómo se coloque.

• DNI y tarjetas: meter la tarjeta hasta el borde superior izquierdo y quitar la mano. Da igual por qué cara se empiece; lo importante es darle la vuelta cuando el programa lo pida.
• Pasaporte: meter la página entera y presionar suavemente la tapa para que quede pegado al cristal.
• Para todo: no mover el documento mientras escanea, quitar las fundas transparentes, cristal limpio, y sin luz directa dándole al aparato.
• No se escanean fotocopias.

Cuando alguien dice «no lee», casi siempre es una de estas cuatro: cristal sucio, documento movido, documento no metido entero, o tapa del pasaporte mal presionada.

Cuando lee mal un dato

Esto es una buena noticia disfrazada de fallo. La banda del documento lleva dígitos de control, y el programa los comprueba: número de documento, fecha de nacimiento, fecha de caducidad. Si detecta que ha leído mal, avisa y no manda ese dato. Prefiere dejarlo vacío a mandarlo mal.

Qué hacer: repetir el escaneo, que lo arregla casi siempre. Si vuelve a fallar, ese campo se teclea.

Documentos que dan guerra por venir mal impresos, y no es culpa del aparato: DNI franceses e italianos antiguos, DNI griegos antiguos (de esos no lee nada), documentos brasileños, permisos sudafricanos y DNI de Indonesia. En un camping del Pirineo nos tocó con documentos checos.

Por qué falta un campo: casi siempre es el documento

Esta lista ahorra mucho tiempo buscando averías que no existen. Hay datos que el documento no lleva:

• Los pasaportes no suelen traer la dirección del titular.
• Los permisos de conducir de la UE no suelen traer nacionalidad, sexo ni dirección.
• El DNI alemán no lleva el sexo.
• El DNI portugués no lleva fecha de emisión.
• El DNI turco tampoco.
• En Hungría la dirección va en un documento aparte.
• Los permisos australianos de tres estados son transparentes, y por eso no se les puede leer la fecha de nacimiento ni la de caducidad.
• Los pasaportes japoneses no llevan lugar de nacimiento.

Y una que importa para el parte: en los DNI la banda va casi siempre en el reverso, pero el anverso es el que lleva el nombre con tildes. Por eso hay que pasar las dos caras si se quiere todo.

Lo que el escáner no te ahorra

No te ahorra la ficha. Te ahorra teclear. El anexo del Real Decreto pide quince campos por viajero y ningún documento los lleva todos: la dirección de residencia, el teléfono y el correo hay que preguntarlos siempre.

No te ahorra la protección de datos. El lector que usamos no guarda nada, pero su configuración incluye una sección donde se marca qué campos no se mandan al programa. El detalle que se escapa: ese ajuste es del puesto, no de la casa. Con dos ordenadores en recepción hay que hacerlo dos veces. Lo tratamos entero en la guía de la copia del DNI.

No te ahorra pensar en qué recoge tu check-in online. Son dos caminos distintos hacia la misma ficha, y lo normal es que capturen cosas diferentes. Mews, por ejemplo, documenta que su escaneo solo extrae datos de la banda del documento: lo que esté fuera de ahí no se captura automáticamente.

Una nota sobre el fabricante

El lector que tenemos instalado es de un fabricante que no publica prácticamente nada: ni precios, ni manuales, ni controladores, ni especificación de integración. Su web corporativa tiene trece direcciones y ninguna es documentación técnica.

Todo lo de esta página sale de su manual en PDF, que es material suyo y no reproducimos, y sobre todo de nuestras propias incidencias en dos casas durante un año. Si estás evaluando comprar uno, esa falta de documentación pública es un dato a tener en cuenta, y los precios que verás en comparadores no vienen del fabricante.