La encuesta del INE: cinco encuestas distintas y ningún PMS que las envíe

Empecemos por separar dos cosas que se mezclan constantemente, porque son de mundos distintos: el registro de viajeros es seguridad ciudadana y va al Ministerio del Interior; la encuesta de ocupación es estadística y va al Instituto Nacional de Estadística. No se parecen en nada salvo en que las dos te piden datos de los mismos huéspedes.

Primero: no hay una encuesta, hay cinco

Y es lo primero que rompe a la gente.

Son cinco operaciones mensuales distintas, una por tipo de alojamiento: hotelera, apartamentos turísticos, campings, turismo rural y albergues. Cada una con su cuestionario, sus campos y sus validaciones.

No es una diferencia cosmética. Entre la de hoteles y la de apartamentos, que son las dos que hemos montado, cambia casi todo:

Y tampoco se recogen igual. Según la metodología de 2025 de cada una, hoteles y apartamentos admiten carga de fichero, turismo rural también, y campings y albergues solo mencionan la cumplimentación en pantalla.

Sobre campings hay que decir algo incómodo: el propio INE se contradice. Su informe metodológico de la operación incluye la recogida automática por fichero, y la metodología de 2025 y el cuestionario solo nombran el formulario web. No lo hemos podido resolver. Si tienes un camping, pregúntalo en tu delegación provincial antes de montar nada.

El error que nos costó un fichero entero

Montamos la encuesta de unos apartamentos con el esquema de hoteles, porque el manual que nos llegó adjunto era el de hoteles. El asunto del correo del INE decía «Apartamentos» con todas las letras.

La lección, y va en serio porque los manuales de subida se parecen muchísimo: mira el asunto del correo del INE, no el manual que te pasen.

El portal cambió de nombre y casi nadie se enteró

El sistema anterior fue sustituido en febrero de 2026, y su dirección ya no responde. Pero las guías, los artículos de los proveedores e incluso páginas del propio INE siguen enlazándola, así que si buscas el esquema por internet solo te salen enlaces muertos. Nos costó media tarde.

Y un detalle que confunde a diario: dentro de Cloudbeds el informe se sigue llamando por el nombre viejo. No busques el nuevo en su menú, no está.

Qué hace cada PMS, de verdad

Ninguno la envía. Todos generan un fichero.

• Cloudbeds genera un XML mensual para subir al portal, y su artículo aclara que solo para propiedades de tipo hotel y apartamento. Además exige la provincia en la ficha del huésped cuando el país es España.
• Mews genera el XML el día 1 y dice expresamente que hay que subirlo a mano. Pide el CIF, el número de registro del INE y la provincia en los perfiles.
• Avirato describe su envío como semiautomático, con previsualización, y cubre también los institutos autonómicos.

Así que cualquier folleto que diga «enviamos la encuesta del INE por ti» está estirando mucho la palabra enviar. Lo que hacen, que no es poco, es construir el fichero.

Lo que aprendimos montando una desde cero

En unos apartamentos de 16 unidades, con el check-in en una herramienta y el PMS en otra, hizo falta juntar tres informes distintos, porque ninguna de las dos fuentes basta sola:

1. Del check-in online, lo único que no tiene nadie más: la residencia de cada viajero. De ahí salen las entradas, las salidas y las pernoctaciones por provincia y país.
2. Del PMS, el listado de reservas: el tipo de unidad, para repartir la ocupación, y el canal, para repartir los precios.
3. Del PMS, la tarifa media diaria, no para declararla sino como contraste. Sus habitaciones reservadas tienen que coincidir día a día con los apartamentos ocupados que calcules. Es el mejor detector de errores que hemos encontrado: cuando los treinta y un días cuadran clavados, sabes que el reparto está bien.

Y tres trampas concretas que costaron vueltas:

El informe del check-in hay que pedirlo desde el mes anterior, no desde el día 1. Si no, faltan los que entraron a final del mes pasado y seguían alojados el día 1, y la validación de coherencia revienta. En aquel mes eran diez reservas y veintidós viajeros.

Si juntas dos exportaciones que se solapan, hay que quitar duplicados. En un solo mes salieron ciento cincuenta y cuatro.

El listado de reservas se filtra por estancias que toquen el mes, no por fecha de salida, y con todos los estados. Con solo las salidas cerradas faltan los dos extremos del mes y el día 31 te sale con cero unidades ocupadas.

Las validaciones que de verdad muerden

De las treinta y tres de apartamentos, estas son las que nos hicieron rehacer el fichero:

• La cadena de pernoctaciones. Las de cada día son las del día anterior más las entradas menos las salidas, y eso dentro de cada bloque de residencia por separado, no en el total. Consecuencia práctica: hay que emitir todos los días del mes en todos los bloques, incluidos los que van a cero. Si te saltas los vacíos, la cadena se rompe.
• Coherencia entre ocupación y personas. Un día con cero unidades ocupadas y diez personas alojadas es la señal típica de que al listado de reservas le faltan filas.
• El tope de plazas. Las pernoctaciones de un día no pueden pasar de las plazas totales más las supletorias. Nos pasó con dos días por encima de la licencia: se declaran las plazas supletorias de esos días y cuadra. El campo existe justo para eso.
• Los porcentajes por modalidad suman cien exactos, y todo porcentaje distinto de cero exige un precio distinto de cero. Ojo al redondeo.

El truco que ahorra más tiempo

Cuando el portal devuelve un error nombrando una lista de sitios, cuenta cuántos son y compáralos con los bloques que tenían pernoctaciones el último día que trae tu fichero.

Si coinciden exactamente, tu fichero no cubre el mes entero: el sistema lee el día siguiente como cero, ve gente alojada que no se ha ido, y rompe la cadena en todos esos bloques a la vez. El XML no tiene ningún fallo. Nos pasó: once sitios nombrados, y eran exactamente los once bloques con gente el día quince. Habíamos subido la primera quincena en vez del mes completo.

Aviso práctico que vale por sí solo: ten un único fichero en la carpeta de descargas, o nombra el bueno de forma que no se pueda confundir. Dos XML parecidos y prisa es receta de subir el que no toca.

Y sí, es obligatorio

El Plan Estadístico Nacional vigente exige estos datos con carácter obligatorio, apoyándose en la Ley de la Función Estadística Pública, y los propios cuestionarios lo llevan impreso. No es una encuesta de las que se contestan si apetece.