La copia del DNI: qué dice la AEPD y cómo recoger los datos sin quedarte el documento

Es la pregunta que más miedo da de toda la sección, y la respuesta corta cabe en una línea: los datos sí, el documento no.

Qué dijo exactamente la Agencia

El 17 de junio de 2025 la Agencia Española de Protección de Datos publicó una nota de prensa con un título que no deja mucho margen: no está permitido solicitar copia del DNI o del pasaporte en hospedajes.

El razonamiento es el principio de minimización. La norma de registro de viajeros te obliga a recoger unos datos concretos, enumerados en el anexo I del Real Decreto 933/2021. Una copia del documento contiene esos datos y más: la fotografía, la firma, el número de soporte, a veces la dirección. Recoger de más es recoger lo que no necesitas.

La distinción es pequeña de enunciar y grande de aplicar: el anexo pide el número del documento, no una imagen del documento.

La ambigüedad que la nota no resuelve, y que no vamos a resolver por ella

Cuando fuimos a la nota informativa en PDF a buscar exactamente qué apartados del anexo se pueden recoger, nos encontramos con esto: el epígrafe de su segundo bloque cita los apartados A.3, A.4, B.3 y B.4, y la frase operativa dentro del mismo bloque dice «exclusivamente los datos exigidos en los apartados A.3 y B.3», con un paréntesis que vuelve a nombrar los cuatro.

Las dos lecturas conviven en el mismo párrafo. La diferencia no es menor: los apartados 4 son los datos de la transacción, que incluyen el contrato, las fechas y los datos de pago.

Lo reproducimos tal cual está. No somos quién para decidir cuál de las dos lecturas quiso escribir la Agencia, y cualquiera que te diga que lo tiene claro está haciendo lo mismo que nosotros: interpretar.

Hay otro matiz de redacción que conviene conocer, porque cambia el tono de todo: la prohibición está escrita en indicativo y la solución en condicional. La nota afirma que pedir la copia vulnera el principio, y cuando propone la alternativa dice que «podría bastar» o «podría ser suficiente», y cierra admitiendo que puede haber otros procedimientos válidos. Es una orientación, no un reglamento.

Lo que la nota NO dice

Esto es tan importante como lo que dice, porque es donde más se inventa la gente.

No dice nada sobre escanear el documento sin conservar la imagen. Habla de pedir copia. Un escáner que lee la banda del documento, vuelca los datos al programa y no guarda nada no está creando ninguna copia. Nuestra lectura es que eso está fuera del problema que describe la nota. Pero es nuestra lectura, no una frase suya.

No dice nada sobre retener el documento durante la estancia. Ni a favor ni en contra.

No dice nada sobre cuánto tiempo conservar lo que sí se recoge. Eso lo fija el Real Decreto en su artículo 5.3: tres años desde la finalización del servicio.

Cómo se aplica esto en la práctica

En los alojamientos que llevamos, el criterio se traduce en cuatro decisiones concretas, y ninguna es filosófica.

1. El bot no pide el DNI. Nunca. Los agentes de WhatsApp y los de voz tienen prohibido pedir una foto del documento y prohibido aceptarla si el huésped la manda por su cuenta. Es una regla escrita en su configuración, no una recomendación. Si llega una foto, no se usa y se le pide que rellene el formulario.

2. El escáner se configura puesto por puesto. El lector que tenemos instalado en dos propiedades no guarda nada por sí mismo: coge los datos del documento y los pasa a la aplicación desde la que se lanzó el escaneo, sin base de datos propia. Además tiene una sección de protección de datos donde se marca qué campos no se mandan. El detalle que se escapa siempre: ese ajuste es del puesto, no de la casa. Con dos ordenadores en recepción hay que hacerlo dos veces, o uno seguirá mandando lo que el otro no manda.

3. Al formulario de check-in online se le quita lo que sobra. Muchas herramientas traen activada por defecto la captura de la imagen del documento porque es vistosa. Se desactiva.

4. Y si de verdad hace falta guardar la imagen por otro motivo, que lo haga con protección: el escáner que usamos la baja de resolución, la pasa a blanco y negro dejando solo la cara en color, le pone una marca de agua con el nombre de la empresa y la fecha, y permite difuminar la cara. Eso no convierte la copia en legal: reduce el daño si el motivo para guardarla es legítimo y distinto del registro de viajeros.

Un apunte útil: tu PMS tampoco sube la imagen

Merece la pena saberlo porque tranquiliza. La integración de Cloudbeds con SES lo dice en la versión inglesa de su artículo con todas las letras: no sube PDF, imágenes ni firmas escaneadas.

Es decir: aunque tuvieras la copia, no viaja a la Administración. Lo que viaja son los datos. La copia solo se quedaría en tu casa, que es exactamente el sitio donde la Agencia dice que no debería estar.

Eso sí, y esto es la otra cara: el mismo artículo recuerda que la propiedad sigue siendo responsable de conservar los partes firmados por si se los piden. El parte firmado y la fotocopia del DNI son cosas distintas, y la primera sí hay que guardarla.

Lo que sí ha cambiado a mejor: el DNI en el móvil

Desde el 2 de abril de 2026, tu establecimiento está obligado a aceptar el DNI en su versión digital. Lo regula el Real Decreto 255/2025: su artículo 13.4 dice que la versión digital tiene la misma eficacia jurídica a efectos de identificación, también en las relaciones con el sector privado, y su disposición transitoria tercera dio doce meses a las entidades públicas y privadas para adaptarse.

Y encaja bien con todo lo anterior, porque de una identificación digital no te llevas ninguna fotocopia.

Un aviso, porque en esto hay proveedores contando la película a su manera: no lo «aprobó la Policía Nacional», como hemos leído en algún blog del sector. Lo regula un real decreto, que es otra cosa y está en el BOE.