Reserva de hospedaje o parte de viajeros: cuándo va cada uno

Es la pregunta más repetida en los comentarios de cualquier tutorial sobre SES Hospedajes, y casi siempre está mal formulada. No es que una comunicación dependa de la otra: es que son dos.

Dos momentos, dos comunicaciones

El artículo 6.3 del Real Decreto 933/2021 lo dice en una frase:

Esta comunicación se realizará de manera inmediata, y en todo caso en un plazo no superior a 24 horas, respectivamente, a partir de los siguientes momentos: a) Al realizar la reserva o la formalización del contrato o, en su caso, su anulación. b) Al inicio de los servicios contratados.

Fíjate en el «respectivamente»: son dos relojes distintos, cada uno con sus 24 horas. Uno arranca cuando se cierra o se cae la reserva; el otro, cuando empieza la estancia.

La plataforma del Ministerio lo refleja exactamente así. En su guía visual oficial, la pantalla de alta de comunicación te hace elegir primero en un desplegable rotulado «Tipo de comunicación», con dos opciones y solo dos: Parte de viajeros y Reserva de hospedaje. El mismo filtro reaparece cuando vas a consultar las comunicaciones realizadas o a anular una enviada.

Y hay un tercer trámite, que no es ninguno de los dos y que la gente confunde con la reserva: el alta del establecimiento. Es previa a abrir, se hace una vez y se repite solo si cambian los datos. El artículo 6.2 da diez días desde que completas los trámites administrativos, y en todo caso antes de ejercer la actividad.

Lo que la norma no dice, y conviene saber que no lo dice

Aquí está el hallazgo que más nos sorprendió al preparar esta guía, y es un hallazgo negativo: ni el articulado, ni el anexo I, ni las preguntas frecuentes oficiales definen un juego de datos reducido para la reserva.

El artículo 6.3 remite, para los dos momentos, a los mismos incisos 3 y 4 del apartado A) o B) del anexo I. Es decir: datos de los viajeros y datos de la transacción, en los dos casos. Y las preguntas frecuentes del Ministerio, actualizadas a abril de 2025, responden a «¿qué datos deben de comunicarse?» con un escueto «los datos relativos a las reservas y al inicio de la actividad que se recogen en los Anexos I y II del Real Decreto».

En la práctica los dos mensajes sí difieren, y todo el sector se comporta como si la reserva llevara menos. Puede que sea así. Pero eso lo fija la especificación técnica del servicio web, que vive dentro de la plataforma, en la pantalla «Usuario servicio web», detrás del acceso con certificado. No la hemos podido leer, y por eso esta página no te dice qué campos lleva cada una: te dice que la norma no los distingue, y que quien te asegure lo contrario está citando a su proveedor, no al BOE.

La reserva llega por Booking o por Airbnb: ¿quién comunica?

Este es el punto donde una guía pública puede hacer daño de verdad, así que vamos despacio.

Lo único oficial que hemos encontrado es que las preguntas frecuentes del Ministerio incluyen entre los sujetos obligados a todas las personas físicas o jurídicas que desarrollen la actividad «de forma profesional o no, o actúen como intermediarios». Que el intermediario esté obligado no significa, en ningún texto que hayamos leído, que tú dejes de estarlo.

Y sin embargo, mira lo que hacen los fabricantes:

• Chekin recomienda en su ayuda excluir las OTA como origen para el registro de reservas, porque, según ellos, la responsabilidad de informar recae en la propia OTA.
• Cloudbeds ofrece directamente una opción de configuración, «Solo reservas directas en Reservas de Hospedajes», que filtra las de terceros.
• Avirato sostiene en su manual que el primer envío lo hace la OTA.

Tres fabricantes, la misma conclusión, y ninguna fuente oficial que la respalde. Puede que tengan razón y que exista un criterio que nosotros no hayamos localizado. Mientras tanto, lo que hacemos en los alojamientos que llevamos es comunicar también las reservas de OTA: cuesta poco y el riesgo es asimétrico, porque quien sanciona es el Estado y la omisión de comunicaciones obligatorias es infracción grave.

Si alguien te enseña un criterio publicado que diga lo contrario, escríbenos y corregimos esta guía el mismo día.

Modificaciones y anulaciones: la parte que casi nadie envía

El artículo 6.3.a) mete la anulación en el mismo saco que la reserva, y las preguntas frecuentes oficiales lo rematan: si cambia cualquiera de los datos de una reserva, hay obligación de una nueva comunicación.

Es la obligación peor cubierta de todas. De las once herramientas que revisamos para la tabla por PMS, solo el manual de Avirato documenta el envío de modificaciones y anulaciones. En el resto no aparece. Eso no significa necesariamente que no lo hagan: significa que no lo dicen, y si no lo dicen, más vale que lo preguntes.

La pregunta exacta, por correo: «¿Vuestro sistema comunica también las modificaciones y las anulaciones de reserva, o solo el alta?».

Y sobre las fechas que circulan

Verás dos por todas partes, el 1 de octubre y el 2 de diciembre de 2024, y ninguna de las dos la fija una norma.

La disposición final tercera del Real Decreto fija su entrada en vigor a los seis meses de publicarse, el 27 de abril de 2022, y sitúa los efectos de las obligaciones de comunicación el 2 de enero de 2023. Lo que vino después fueron prórrogas administrativas del periodo de adaptación a la plataforma: al 2 de junio de 2023, al 31 de enero de 2024 y al 1 de octubre de 2024. El 2 de diciembre de 2024 es el día en que Interior anunció, por nota de prensa, que activaba el registro.

El texto consolidado del Real Decreto sigue marcado en el BOE como «sin modificaciones», y la página informativa del propio Ministerio sigue diciendo hoy, doce de septiembre de 2026, que el periodo se amplió «hasta el 1 de octubre de 2024». Que la fuente oficial esté desactualizada no la hace menos oficial: lo que hace es explicar por qué media España tiene una fecha distinta en la cabeza.